ANGKATAN II MM_UNISBA

Jumat, 07 Agustus 2009

Take Home Exmination SIM

SISTEM INFORMASI MANAJAMEN

( Sistem Informasi Perpustakaan dan Toko Buku Deket Rumah)

Dosen

Edi Sukarmanto, SE.,M.Si

Nurdin, SE.,M.Si

OLEH

R.YUDHIE F.S

20090308009


MAGISTER MANAJEMEN

UNISVERSITAS ISLAM BANDUNG

2009



Pendahuluan

deket Rumah adalah sebuah tempat yang menggabungkan konsep antara toko buku, perpustakaan, dan coffee shop. Ketiga hal ini diharapkan saling mendukung keberadaan satu sama lainnya. Perpustakaan akan menyediakan beragam jenis bacaan yang dapat dipinjam di tempat atau dibawa pulang; Toko buku akan memberikan kesempatan bagi konsumen membeli buku yang mereka sukai atau butuhkan; dan Coffee shop meyuguhkan beberapa jenis minuman dan makanan kecil sebagai teman membaca.

deket Rumah ditujukan bagi mahasiswa, pelajar, masyarakat umum, khususnya kalangan pecinta buku yang memerlukan wadah untuk mengaktualisasikan diri dengan tempat yang nyaman. Tetapi tidak menutup kemungkinan bagi mereka yang sekedar menginginkan tempat bersantai atau bersosialisasi.

Dengan desain dan layanan yang ‘homey’, deket Rumah diharapkan dapat membuat konsumen betah, nyaman dan merasa berada ‘di rumah.’ Harapan pendiri deket Rumah adalah agar deket Rumah segera dapat menjadi awal komunitas intelektual.


Latar Belakang Masalah

Perbukuan adalah hal utama yang menjadi “jantung” dari deket Rumah. Seperti yang telah dijelaskan, deket Rumah memiliki toko buku dan perpustakaan. Antar keduanya terdapat hubungan transaksi internal, dimana perpustakaan membeli buku dari toko buku dan toko buku dapat menjual buku bekas dari perpustakaan. Selain itu, pihak manajemen membutuhkan informasi yang cukup akurat atas keadaan perbukuan, termasuk hubungan toko buku dengan supplier.

Sebenarnya deket Rumah telah memiliki sistem informasi, tetapi pada kenyataannya deket Rumah masih menggunakan sistem manual yang sangat tergantung pada keterbatasan kemampuan manusia, sehingga riskan terhadap human error. Sistem yang sudah pernah dirancang telah mencakup fasilitas yang dapat menangani masalah transaksi internal, namun belum semua aktivitas penting dalam proses bisnis deket Rumah tercakup di dalamnya.

Pengelolaan manajemen internal perusahaan selama ini baru memfasilitasi masalah keuangan dan database koleksi buku. Pihak deket Rumah merencanakan untuk melakukan pengelolaan manajemen internal perusahaan yang lebih profesional dan terintegrasi. Oleh karena itu, pihak deket Rumah membutuhkan penyempurnaan sistem informasi yang ada dalam hal pemesanan buku, delivery buku dalam kota, dan administrasi seperti kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat-surat.

pengembangan sistem informasi deket Rumah adalah menyediakan sistem informasi yang dapat memfasilitasi deket Rumah dalam hal :

- Pemesanan buku dalam dan luar negeri

- Delivery buku dalam kota

- Administrasi (kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat- surat)

Deskripsi Permasalahan Sistem

Permasalahan sistem yang ada saat ini dan belum terfasilitasi oleh system informasi yang ada adalah :

- Pemesanan buku dalam dan luar negeri

Fasilitas ini dibutuhkan oleh perpustakaan dan toko buku. Data-data yang perlu disimpan antara lain nama pemesan, judul buku, pengarang, penerbit, harga beli buku, dan tempat pemesanan.

- Delivery buku dalam kota

Fasilitas ini dibutuhkan oleh toko buku. Data-data yang perlu disimpan adalah nama pemesan, tanggal pemesanan, alamat pemesanan, judul buku, pengarang, biaya service, dan petugas pengantar.

- Administrasi (kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat-surat)

Fasilitas ini dibutuhkan oleh pihak manajemen. Data-data yang perlu disimpan antara lain data-data pegawai (no.pegawai, nama, alamat, telepon, jabatan, tanggal mulai bekerja, gaji), data-data transaksi internal (no.buku, tanggal transaksi, judul buku, pengarang, harga jual dari toko, harga jual dari perpustakaan), dan pengarsipan surat-surat (no.surat, tanggal surat, pengirim, penerima, hal).

Kriteria performansi untuk ketiga hal di atas adalah (sesuai keinginan pihak deket Rumah) :

- Kemudahan untuk digunakan

- Informasi terkini dapat tercatat dengan cepat, sehingga kapan pun dibutuhkan dapat segera digunakan


Tinjauan Pustaka

I. Requirements Fungsional

Functional Requirements adalah fungsi atau fitur yang harus dimasukkan dalam sistem informasi untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis dan dapat diterima oleh user. Misalnya pada kasus perpustakaan dan toko buku deket Rumah, sistem harus dapat memfasilitasi proses-proses sebagai berikut :

J Proses peminjaman buku

J Proses penitipan buku untuk disewakan

J Proses penyimpanan data anggota perpustakaan

J Proses penyimpanan data pegawai

Kebutuhan fungsional pada dasarnya dapat dikelompokkan atas:

User Interface Requirements.

Kebutuhan pengguna sistem akan input-output yang didukung sistem informasi. Berikut ini adalah kebutuhan User Interface deket Rumah:

- Input data : data pelanggan, data koleksi buku, data peminjaman buku, data pengembalian buku, informasi buku baru dari penerbit, data pemesanan buku, data pembelian buku dan data pengiriman pesanan (delivery buku)

- Output data : data ketersediaan buku di perpustakaan, data ketersediaan buku di toko buku, data penawaran buku lelang dan data penawaran buku dari penerbit.

Processing Requirements.

Spesifikasi kebutuhan pemrosesan yang diperlukan untuk melakukan semua aktivitas yang terlibat dalam transformasi input menjadi output. Berikut ini adalah kebutuhan Processing deket Rumah:

- Proses penerimaan anggota baru

- Proses peminjaman buku

- Proses pengembalian buku

- Proses pemesanan buku ke penerbit

- Proses penerimaan buku dari penerbit

- Proses pembayaran buku ke penerbit

- Proses pelelangan buku

- Proses penerimaan pesanan buku dari pelanggan

Storage Requirements.

Pengorganisasian, isi dan ukuran basis data dan prosedur untuk perawatannya. Berikut ini adalah kebutuhan Storage deket Rumah :

- Database Anggota Perpustakaan

- Database Buku di Perpustakaan

- Database Buku di Toko Buku

- Database Transaksi di Perpustakaan

- Database Transaksi di Toko Buku

- Database Pemesanan Sementara

- Database Purchase Order

- Database Delivery Order

- Database surat keluar- masuk (pengarsipan)

Control Requirements

Isu terkait dengan akurasi, validitas, keselamatan, keamanan, serta adaptabilitas. Berikut ini adalah kebutuhan Control deket Rumah:

- Database Buku di Perpustakaan dan Toko Buku

Hanya bisa diedit oleh petugas, sedangkan anggota atau pelanggan hanya bisa melihat isinya saja. Database ini di-update setiap kali ada transaksi anggota atau pelanggan dan penerimaan buku baru dari penerbit.

- Database Anggota

Hanya bisa diakses oleh pemilik dan petugas perpustakaan. Database ini di-update setiap pendaftaran anggota baru, perubahan data anggota dan bila ada anggota yang mengundurkan diri.

- Database PO dan DO

Hanya bisa diedit oleh pihak pemilik, keuangan dan manajemen. Database ini di-update setiap ada pembelian buku ke penerbit.

- Database Transaksi di Perpustakaan dan di Toko Buku

Hanya bisa diakses oleh pihak pemilik, keuangan dan petugas. Database ini di-update setiap ada transaksi peminjaman buku, pengembalian buku dan pembelian buku oleh pelanggan.

- Database surat keluar masuk

Hanya dapat diakses oleh pihak manajemen dan pemilik. Database ini di- update setiap kali ada surat yang keluar dan masuk sistem

II. Requirements Non Fungsional

A. Performansi

Performance Requirements merupakan performansi yang harus dijalankan oleh sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan user. Pada kasus perpustakaan dan toko buku deket Rumah hal yang menjadi ukuran performansi sistem adalah kemampuan dalam memenuhi pesanan buku pelanggan dan ketersedian koleksi buku.

B. Informasi

Information Requirements merupakan informasi yang penting bagi user dalam hal isi, kecepatan waktu, keakuratan dan format dari sistem. Pada kasus perpustakaan dan toko buku deket Rumah information Requirement-nya adalah data- data yang perlu disimpan (koleksi buku, daftar harga, daftar anggota, daftar pegawai), seberapa sering informasi harus diperbaharui, serta input dan output lain yang penting bagi sistem.

C. Ekonomi

Economy Requirements merupakan kebutuhan untuk mereduksi biaya atau meningkatkan profit dari sistem. Misalnya pada kasus deket Rumah berapa besar profit yang ingin ditingkatkan? Berapa banyak biaya harus dikurangi untuk mencapai tujuan tersebut dan dari mana sajakah asal biaya- biaya itu?

D. Kontrol

Control Requirements merupakan lingkungan tempat sistem beroperasi serta sejauh mana tingkat keamanan sistem harus dijaga. Misalnya pada kasus deket Rumah Control Requirements yang ada adalah tingkat keamanan yang harus dilewati untuk mengakses data atau informasi mengenai anggota, keuangan dan pegawai.

E. Efisiensi

Efficiency Requirements merupakan kemampuan sistem untuk menghasilkan output dengan minimum waste. Misalnya pada kasus deket Rumah, adakah duplikasi- duplikasi langkah dalam proses yang harus dieliminasi, adakah cara untuk mereduksi waste dalam penggunaan sumber daya yang ada.

F. Servis

Service Requirements merupakan kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat diandalkan, fleksibel dan dapat dikembangkan. Misalnya pada kasus deket Rumah siapa saja yang akan menggunakan sistem dan dimana lokasi mereka? Ada berapa user yang akan menggunakan sistem? Materi pelatihan apa saja yang harus ada dalam sistem? Bagaimana sistem harus dikemas dan didistribusikan? Dokumentasi apa saja yang dibutuhkan?

Pembahasan

I. Entitas

Adapun entitas-entitas yang terlibat dalam pengembangan Entity Relationship Diagram (ERD) deket Rumah antara lain :

1. Daftar buku deket Rumah

2. Customer deket Rumah
3. Surat deket Rumah
4. Credit Card
5. Order

6. Delivery

7. Daftar Buku Penerbit

8. Toko Buku Online


Sedangkan associative entity yang terlibat dalam pengembangan Entity Relationship Diagram (ERD) deket Rumah antara lain :

  1. PO Online (Purchase Order Online)
  2. PO (Purchase Order)
  3. Book to Order
  4. Buku Dipinjam
  5. Surat Denda
  6. Perpus to Toko
  7. Toko to Perpus

II. Entity Relationship Diagram


Database deket Rumah dirancang dengan menggunakan tabel-tabel terpisah untuk setiap entitasnya. Hal ini bertujuan untuk menghindari pengulangan-pengulangan dalam suatu tabel. Sebagai hasilnya, penulis tidak perlu melakukan normalisasi tahap I.

Sehubungan dengan normalisasi tahap II, setiap kolom non-key pada tiap tabel sudah bergantung pada semua key pada tabel tersebut, sehingga penulis juga tidak perlu melakukan normalisasi tahap II.

Selain itu, tidak ada kolom non-key pada tiap tabel yang tergantung penuh pada kolom non-key yang lain. Sebagai hasilnya, penulis juga tidak perlu melakukan normalisasi tahap III.

Aplikasi deket Rumah hanya dirancang untuk melayani kebutuhan user yang merupakan petugas deket Rumah, baik toko buku maupun perpustakaan. Aplikasi deket Rumah juga dirancang lengkap dengan user interface yang user friendly untuk memberi pelayanan maksimal bagi kepuasan user.

Informasi yang dapat diperoleh disini adalah informasi tentang anggota perpustakaan deket Rumah, informasi ketersediaan buku di toko buku maupun perpustakaan, informasi pembelian buku baik online maupun langsung ke penerbit nasional dan lokal, informasi pemesanan buku dari customer melalui deket Rumah, dan informasi transaksi internal antara toko buku dan perpustakaan.

User dapat memperoleh informasi lengkap tentang suatu buku mulai dari kode buku, judul buku, pengarang, penerbit, edisi hingga harganya. Selain itu, user dapat mengetahui informasi tentang anggota perpustakaan deket Rumah, sehingga dapat memudahkan user untuk mengirimkan surat denda apabila anggota terlambat mengembalikan buku. Tidak hanya data anggota perpustakaan, user juga dapat melihat data customer yang memesan buku ke toko buku, sehingga user dapat mengirimkan buku tersebut ke customer apabila diminta.

Adapun aplikasi dari deket Rumah ini memungkinkan user untuk memperoleh informasi dengan memasukkan salah satu atau beberapa input yang berupa:

  1. Kode Buku Perpustakaan
  2. Kode Buku Toko Buku
  3. ID anggota
  4. ID non anggota
  5. Kode Penerbit
  6. ID Order
  7. No Surat
  8. dsb.

Adapun dalam laporan ini, disertakan 2 contoh rancangan user interface dan 2 contoh report.

Berikut ini merupakan contoh report Daftar Transaksi Peminjaman Buku di Perpustakaan deket Rumah yang dikeluarkan untuk keperluan pihak pemilik deket Rumah :

Hambatan dalam Penerapan sistem informasi

Semula sistem informasi yang akan dibangun ingin dapat memfasilitasi masalah administrasi kepegawaian juga (penerimaan pegawai baru, absensi pegawai, penggajian pegawai) deket Rumah. Namun kemudian tim analis memutuskan untuk membatalkan rencana tersebut dan lebih berfokus ke masalah perbukuan di perpustakaan dan toko buku deket Rumah saja, karena memang hal itulah yang menjadi core business dan critical success factors yang lebih penting bagi deket Rumah saat ini.

Selain itu proses pelelangan buku juga tidak akan difasilitasi oleh sistem yang akan dibangun, karena pelangan tidak dilakukan secara online (pelelangan di tempat), sehingga tidak memerlukan dukungan sistem informasi.


Kesimpulan

- Perbukuan adalah hal utama yang menjadi “jantung” dari deket Rumah.

- deket Rumah memiliki toko buku dan perpustakaan yang memiliki hubungan transaksi internal, dimana perpustakaan membeli buku dari toko buku dan toko buku dapat menjual buku bekas dari perpustakaan.

- Pihak deket Rumah membutuhkan penyempurnaan sistem informasi yang ada dalam hal pemesanan buku, delivery buku dalam kota, dan administrasi seperti kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat-surat.

- Permasalahan sistem yang ada saat ini dan belum terfasilitasi oleh system informasi yang ada adalah :

1. Pemesanan buku dalam dan luar negeri

Fasilitas ini dibutuhkan oleh perpustakaan dan toko buku. Data-data yang perlu disimpan antara lain nama pemesan, judul buku, pengarang, penerbit, harga beli buku, dan tempat pemesanan.

2. Delivery buku dalam kota

Fasilitas ini dibutuhkan oleh toko buku. Data-data yang perlu disimpan adalah nama pemesan, tanggal pemesanan, alamat pemesanan, judul buku, pengarang, biaya service, dan petugas pengantar.

3. Administrasi (kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat-surat)

Fasilitas ini dibutuhkan oleh pihak manajemen. Data-data yang perlu disimpan antara lain data-data pegawai (no.pegawai, nama, alamat, telepon, jabatan, tanggal mulai bekerja, gaji), data-data transaksi internal (no.buku, tanggal transaksi, judul buku, pengarang, harga jual dari toko, harga jual dari perpustakaan), dan pengarsipan surat-surat (no.surat, tanggal surat, pengirim, penerima, hal).

- Kriteria performansi untuk ketiga hal di atas adalah :

· Kemudahan untuk digunakan

· Informasi terkini dapat tercatat dengan cepat, sehingga kapan pun dibutuhkan dapat segera digunakan



Selasa, 04 Agustus 2009

Manajemen Sistem Informasi Manajemen

KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENDAHULUAN

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :

  1. Kurang organisasi yang wajar
  2. Kurangnya perencanaan yang memadai
  3. Kurang personil yang handal
  4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.

Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

A.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.

Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA

Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)

INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.

C.SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJER

Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk mengendalikan operasi, strategi, perencanaan jangka panjang & pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.

Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.

Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen. Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari pesaing atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.

D. SISTEM INFORMASI INTELIJEN

Sistem informasi intelijen secara otomatis bertugas mencari dan menganalisis informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundangan dan ekonomi dari satu atau lebih negara disamping juga tentang kesehatan dan prospek masa depan industri dimana perusahaan bersangkutan merupakan bagian didalamnya serta juga tentang pesaingnya.

Sistem informasi intelijen akan memberikan informasi perencanaan yang para manajer tidak menerima dari sumber lain.

Sumber informasi intelijen :

  1. Lembaga pemerintah.
  2. Asosiasi perdagangan industri
  3. Perusahaan riset pasar swasta
  4. Media massa
  5. Kajian khusus yang dilakukan organisasi

Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami strategi pesaing, pergeseran halus dalam selera konsumen.

Unsur pokok dalam informasi intelijen :

  1. Profil keperluan informasi dari manajer
  2. Sistem penggalian informasi manajemen
  3. Sistem pengkodean dan penyimpanan.
  4. Sistem analisis data
  5. Kajian khusus
  6. Sistem pelaporan
  7. Pedoman penghapusan data.

Sistem intelijen dapat memberikan banyak keuntungan bagi suatu perusahaan atau lembaga. Sekarang ini tidak hanya perusahaan besar yang memiliki sistem intelijen banyak perusahaan kecil yang juga mempunyai.

E.INTEGRASI SISTEM INFORMASI

Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.

Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.

Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.

Keuntungan dari integrasi :

  1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
  2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.

F.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

A. Fokus awal pada data

Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.

Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .

B. Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.

C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.

Sistem pendukung keputusan (Decision support system)

= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.

Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.

Spesifikasi DSS :

  1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
  2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
  3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
  4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
  5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
  6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
  7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
  8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.

D. Fokus pada Komunikasi

Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.

OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.

E. Fokus potensial pada konsultasi

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.

SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

  1. Pemrosesan data batch
  2. Pemrosesan data tunggal
  3. Pemrosesan on-line, real time
  4. Komunikasi data dan switching pesan
  5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
  6. Pencarian records dan analisis
  7. Pencarian file
  8. Algoritme dan model keputusan
  9. Otomatisasi kantor.

H.KEMAMPUAN PELAPORAN

Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.

Prinsip pelaporan :

  1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
  2. Harus seringkas mungkin
  3. Harus disediakan dukungan
  4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
  5. Setiap laporan harus berformat keputusan
  6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja

Jenis-jenis laporan :

1. Laporan periodik

Laporan yang secara rutin dikerjakan

2. Laporan indikator kunci

Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.

  1. Laporan siap panggil

Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.

  1. Laporan khusus

Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.

  1. Laporan perkecualian

Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.

I.INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.

= titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.

Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :

  1. Pengembangan program komputer
  2. Dialog atau menyelami file
  3. Mengakses data
  4. Memasukkan input.

RINGKASAN

  1. Seiring dengan perkembangan lingkungan bisnis yang rumit dan lingkungan yang dinamis tuntutan terhadap keberadaan Sistem informasi manajemen adalah menjadi kebutuhan.
  2. Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi secara rasional dan yang mentransformasikan data menjadi informasi dengan berbagai cara sehingga dapat meningkatkan produktifitas selain juga harus disesuaikan dengan gaya dan watak para manajernya.
  3. Ada beberapa faktor yang menjadi penyebab gagalnya membangun SIM, antara lain :

· Kurang organisasi yang wajar

· Kurangnya perencanaan yang memadai

· Kurang personil yang handal

· Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

  1. Kemampuan teknis sistem komputer :
    • Pemrosesan data batch
    • Pemrosesan data tunggal
    • Pemrosesan on-line, real time
    • Komunikasi data dan switching pesan
    • Pemasukan data jarak jauh dan up date file
    • Pencarian records dan analisis
    • Pencarian file
    • Algoritme dan model keputusan
    • Otomatisasi kantor.

SOAL-SOAL

  1. Jelaskan mengapa SIM sekarang ini adalah suatu kebutuhan !.
  2. Apa yang anda ketahui tentang SIM ?.
  3. Mengapa SIM dibangun berdasarkan sifat dan kepribadian manajer, jelaskan !.
  4. Jelaskan kelebihan teknis dari sistem komputer !.
  5. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi gagalnya dalam membangun SIM ?.
  6. Apakah kata manajemen dalam istilah sistem informasi manajemen sama artinya manajemen dalam pengertian aktivitas seorang manajer ?.
  7. Jelaskan tentag Sistem pendukung keputusan !.
  8. Apa yang dimaksud dengan interface manajer dengan mesin ?.
  9. Jelaskan tentang evolusi sistem informasi berbasis komputer !.
  10. Jelaskan cara penyusunan laporan yang baik !.