Take Home Exmination SIM

SISTEM INFORMASI MANAJAMEN

( Sistem Informasi Perpustakaan dan Toko Buku Deket Rumah)

Dosen

Edi Sukarmanto, SE.,M.Si

Nurdin, SE.,M.Si

OLEH

R.YUDHIE F.S

20090308009

MAGISTER MANAJEMEN

UNISVERSITAS ISLAM BANDUNG

2009

Pendahuluan

deket Rumah adalah sebuah tempat yang menggabungkan konsep antara toko buku, perpustakaan, dan coffee shop. Ketiga hal ini diharapkan saling mendukung keberadaan satu sama lainnya. Perpustakaan akan menyediakan beragam jenis bacaan yang dapat dipinjam di tempat atau dibawa pulang; Toko buku akan memberikan kesempatan bagi konsumen membeli buku yang mereka sukai atau butuhkan; dan Coffee shop meyuguhkan beberapa jenis minuman dan makanan kecil sebagai teman membaca.

deket Rumah ditujukan bagi mahasiswa, pelajar, masyarakat umum, khususnya kalangan pecinta buku yang memerlukan wadah untuk mengaktualisasikan diri dengan tempat yang nyaman. Tetapi tidak menutup kemungkinan bagi mereka yang sekedar menginginkan tempat bersantai atau bersosialisasi.

Dengan desain dan layanan yang ‘homey’, deket Rumah diharapkan dapat membuat konsumen betah, nyaman dan merasa berada ‘di rumah.’ Harapan pendiri deket Rumah adalah agar deket Rumah segera dapat menjadi awal komunitas intelektual.

Latar Belakang Masalah

Perbukuan adalah hal utama yang menjadi “jantung” dari deket Rumah. Seperti yang telah dijelaskan, deket Rumah memiliki toko buku dan perpustakaan. Antar keduanya terdapat hubungan transaksi internal, dimana perpustakaan membeli buku dari toko buku dan toko buku dapat menjual buku bekas dari perpustakaan. Selain itu, pihak manajemen membutuhkan informasi yang cukup akurat atas keadaan perbukuan, termasuk hubungan toko buku dengan supplier.

Sebenarnya deket Rumah telah memiliki sistem informasi, tetapi pada kenyataannya deket Rumah masih menggunakan sistem manual yang sangat tergantung pada keterbatasan kemampuan manusia, sehingga riskan terhadap human error. Sistem yang sudah pernah dirancang telah mencakup fasilitas yang dapat menangani masalah transaksi internal, namun belum semua aktivitas penting dalam proses bisnis deket Rumah tercakup di dalamnya.

Pengelolaan manajemen internal perusahaan selama ini baru memfasilitasi masalah keuangan dan database koleksi buku. Pihak deket Rumah merencanakan untuk melakukan pengelolaan manajemen internal perusahaan yang lebih profesional dan terintegrasi. Oleh karena itu, pihak deket Rumah membutuhkan penyempurnaan sistem informasi yang ada dalam hal pemesanan buku, delivery buku dalam kota, dan administrasi seperti kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat-surat.

pengembangan sistem informasi deket Rumah adalah menyediakan sistem informasi yang dapat memfasilitasi deket Rumah dalam hal :

- Pemesanan buku dalam dan luar negeri

- Delivery buku dalam kota

- Administrasi (kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat- surat)

Deskripsi Permasalahan Sistem

Permasalahan sistem yang ada saat ini dan belum terfasilitasi oleh system informasi yang ada adalah :

- Pemesanan buku dalam dan luar negeri

Fasilitas ini dibutuhkan oleh perpustakaan dan toko buku. Data-data yang perlu disimpan antara lain nama pemesan, judul buku, pengarang, penerbit, harga beli buku, dan tempat pemesanan.

- Delivery buku dalam kota

Fasilitas ini dibutuhkan oleh toko buku. Data-data yang perlu disimpan adalah nama pemesan, tanggal pemesanan, alamat pemesanan, judul buku, pengarang, biaya service, dan petugas pengantar.

- Administrasi (kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat-surat)

Fasilitas ini dibutuhkan oleh pihak manajemen. Data-data yang perlu disimpan antara lain data-data pegawai (no.pegawai, nama, alamat, telepon, jabatan, tanggal mulai bekerja, gaji), data-data transaksi internal (no.buku, tanggal transaksi, judul buku, pengarang, harga jual dari toko, harga jual dari perpustakaan), dan pengarsipan surat-surat (no.surat, tanggal surat, pengirim, penerima, hal).

Kriteria performansi untuk ketiga hal di atas adalah (sesuai keinginan pihak deket Rumah) :

- Kemudahan untuk digunakan

- Informasi terkini dapat tercatat dengan cepat, sehingga kapan pun dibutuhkan dapat segera digunakan

Tinjauan Pustaka

I. Requirements Fungsional

Functional Requirements adalah fungsi atau fitur yang harus dimasukkan dalam sistem informasi untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis dan dapat diterima oleh user. Misalnya pada kasus perpustakaan dan toko buku deket Rumah, sistem harus dapat memfasilitasi proses-proses sebagai berikut :

J Proses peminjaman buku

J Proses penitipan buku untuk disewakan

J Proses penyimpanan data anggota perpustakaan

J Proses penyimpanan data pegawai

Kebutuhan fungsional pada dasarnya dapat dikelompokkan atas:

¶ User Interface Requirements.

Kebutuhan pengguna sistem akan input-output yang didukung sistem informasi. Berikut ini adalah kebutuhan User Interface deket Rumah:

- Input data : data pelanggan, data koleksi buku, data peminjaman buku, data pengembalian buku, informasi buku baru dari penerbit, data pemesanan buku, data pembelian buku dan data pengiriman pesanan (delivery buku)

- Output data : data ketersediaan buku di perpustakaan, data ketersediaan buku di toko buku, data penawaran buku lelang dan data penawaran buku dari penerbit.

¶ Processing Requirements.

Spesifikasi kebutuhan pemrosesan yang diperlukan untuk melakukan semua aktivitas yang terlibat dalam transformasi input menjadi output. Berikut ini adalah kebutuhan Processing deket Rumah:

- Proses penerimaan anggota baru

- Proses peminjaman buku

- Proses pengembalian buku

- Proses pemesanan buku ke penerbit

- Proses penerimaan buku dari penerbit

- Proses pembayaran buku ke penerbit

- Proses pelelangan buku

- Proses penerimaan pesanan buku dari pelanggan

¶ Storage Requirements.

Pengorganisasian, isi dan ukuran basis data dan prosedur untuk perawatannya. Berikut ini adalah kebutuhan Storage deket Rumah :

- Database Anggota Perpustakaan

- Database Buku di Perpustakaan

- Database Buku di Toko Buku

- Database Transaksi di Perpustakaan

- Database Transaksi di Toko Buku

- Database Pemesanan Sementara

- Database Purchase Order

- Database Delivery Order

- Database surat keluar- masuk (pengarsipan)

¶ Control Requirements

Isu terkait dengan akurasi, validitas, keselamatan, keamanan, serta adaptabilitas. Berikut ini adalah kebutuhan Control deket Rumah:

- Database Buku di Perpustakaan dan Toko Buku

Hanya bisa diedit oleh petugas, sedangkan anggota atau pelanggan hanya bisa melihat isinya saja. Database ini di-update setiap kali ada transaksi anggota atau pelanggan dan penerimaan buku baru dari penerbit.

- Database Anggota

Hanya bisa diakses oleh pemilik dan petugas perpustakaan. Database ini di-update setiap pendaftaran anggota baru, perubahan data anggota dan bila ada anggota yang mengundurkan diri.

- Database PO dan DO

Hanya bisa diedit oleh pihak pemilik, keuangan dan manajemen. Database ini di-update setiap ada pembelian buku ke penerbit.

- Database Transaksi di Perpustakaan dan di Toko Buku

Hanya bisa diakses oleh pihak pemilik, keuangan dan petugas. Database ini di-update setiap ada transaksi peminjaman buku, pengembalian buku dan pembelian buku oleh pelanggan.

- Database surat keluar masuk

Hanya dapat diakses oleh pihak manajemen dan pemilik. Database ini di- update setiap kali ada surat yang keluar dan masuk sistem

II. Requirements Non Fungsional

A. Performansi

Performance Requirements merupakan performansi yang harus dijalankan oleh sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan user. Pada kasus perpustakaan dan toko buku deket Rumah hal yang menjadi ukuran performansi sistem adalah kemampuan dalam memenuhi pesanan buku pelanggan dan ketersedian koleksi buku.

B. Informasi

Information Requirements merupakan informasi yang penting bagi user dalam hal isi, kecepatan waktu, keakuratan dan format dari sistem. Pada kasus perpustakaan dan toko buku deket Rumah information Requirement-nya adalah data- data yang perlu disimpan (koleksi buku, daftar harga, daftar anggota, daftar pegawai), seberapa sering informasi harus diperbaharui, serta input dan output lain yang penting bagi sistem.

C. Ekonomi

Economy Requirements merupakan kebutuhan untuk mereduksi biaya atau meningkatkan profit dari sistem. Misalnya pada kasus deket Rumah berapa besar profit yang ingin ditingkatkan? Berapa banyak biaya harus dikurangi untuk mencapai tujuan tersebut dan dari mana sajakah asal biaya- biaya itu?

D. Kontrol

Control Requirements merupakan lingkungan tempat sistem beroperasi serta sejauh mana tingkat keamanan sistem harus dijaga. Misalnya pada kasus deket Rumah Control Requirements yang ada adalah tingkat keamanan yang harus dilewati untuk mengakses data atau informasi mengenai anggota, keuangan dan pegawai.

E. Efisiensi

Efficiency Requirements merupakan kemampuan sistem untuk menghasilkan output dengan minimum waste. Misalnya pada kasus deket Rumah, adakah duplikasi- duplikasi langkah dalam proses yang harus dieliminasi, adakah cara untuk mereduksi waste dalam penggunaan sumber daya yang ada.

F. Servis

Service Requirements merupakan kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat diandalkan, fleksibel dan dapat dikembangkan. Misalnya pada kasus deket Rumah siapa saja yang akan menggunakan sistem dan dimana lokasi mereka? Ada berapa user yang akan menggunakan sistem? Materi pelatihan apa saja yang harus ada dalam sistem? Bagaimana sistem harus dikemas dan didistribusikan? Dokumentasi apa saja yang dibutuhkan?

Pembahasan

I. Entitas

Adapun entitas-entitas yang terlibat dalam pengembangan Entity Relationship Diagram (ERD) deket Rumah antara lain :

1. Daftar buku deket Rumah

2. Customer deket Rumah
3. Surat deket Rumah
4. Credit Card
5. Order
6. Delivery
7. Daftar Buku Penerbit
8. Toko Buku Online

Sedangkan associative entity yang terlibat dalam pengembangan Entity Relationship Diagram (ERD) deket Rumah antara lain :

1. PO Online (Purchase Order Online)
2. PO (Purchase Order)
3. Book to Order
4. Buku Dipinjam
5. Surat Denda
6. Perpus to Toko
7. Toko to Perpus

II. Entity Relationship Diagram

Database deket Rumah dirancang dengan menggunakan tabel-tabel terpisah untuk setiap entitasnya. Hal ini bertujuan untuk menghindari pengulangan-pengulangan dalam suatu tabel. Sebagai hasilnya, penulis tidak perlu melakukan normalisasi tahap I.

Sehubungan dengan normalisasi tahap II, setiap kolom non-key pada tiap tabel sudah bergantung pada semua key pada tabel tersebut, sehingga penulis juga tidak perlu melakukan normalisasi tahap II.

Selain itu, tidak ada kolom non-key pada tiap tabel yang tergantung penuh pada kolom non-key yang lain. Sebagai hasilnya, penulis juga tidak perlu melakukan normalisasi tahap III.

Aplikasi deket Rumah hanya dirancang untuk melayani kebutuhan user yang merupakan petugas deket Rumah, baik toko buku maupun perpustakaan. Aplikasi deket Rumah juga dirancang lengkap dengan user interface yang user friendly untuk memberi pelayanan maksimal bagi kepuasan user.

Informasi yang dapat diperoleh disini adalah informasi tentang anggota perpustakaan deket Rumah, informasi ketersediaan buku di toko buku maupun perpustakaan, informasi pembelian buku baik online maupun langsung ke penerbit nasional dan lokal, informasi pemesanan buku dari customer melalui deket Rumah, dan informasi transaksi internal antara toko buku dan perpustakaan.

User dapat memperoleh informasi lengkap tentang suatu buku mulai dari kode buku, judul buku, pengarang, penerbit, edisi hingga harganya. Selain itu, user dapat mengetahui informasi tentang anggota perpustakaan deket Rumah, sehingga dapat memudahkan user untuk mengirimkan surat denda apabila anggota terlambat mengembalikan buku. Tidak hanya data anggota perpustakaan, user juga dapat melihat data customer yang memesan buku ke toko buku, sehingga user dapat mengirimkan buku tersebut ke customer apabila diminta.

Adapun aplikasi dari deket Rumah ini memungkinkan user untuk memperoleh informasi dengan memasukkan salah satu atau beberapa input yang berupa:

1. Kode Buku Perpustakaan
2. Kode Buku Toko Buku
3. ID anggota
4. ID non anggota
5. Kode Penerbit
6. ID Order
7. No Surat
8. dsb.

Adapun dalam laporan ini, disertakan 2 contoh rancangan user interface dan 2 contoh report.

Berikut ini merupakan contoh report Daftar Transaksi Peminjaman Buku di Perpustakaan deket Rumah yang dikeluarkan untuk keperluan pihak pemilik deket Rumah :

Hambatan dalam Penerapan sistem informasi

Semula sistem informasi yang akan dibangun ingin dapat memfasilitasi masalah administrasi kepegawaian juga (penerimaan pegawai baru, absensi pegawai, penggajian pegawai) deket Rumah. Namun kemudian tim analis memutuskan untuk membatalkan rencana tersebut dan lebih berfokus ke masalah perbukuan di perpustakaan dan toko buku deket Rumah saja, karena memang hal itulah yang menjadi core business dan critical success factors yang lebih penting bagi deket Rumah saat ini.

Selain itu proses pelelangan buku juga tidak akan difasilitasi oleh sistem yang akan dibangun, karena pelangan tidak dilakukan secara online (pelelangan di tempat), sehingga tidak memerlukan dukungan sistem informasi.

Kesimpulan

- Perbukuan adalah hal utama yang menjadi “jantung” dari deket Rumah.

- deket Rumah memiliki toko buku dan perpustakaan yang memiliki hubungan transaksi internal, dimana perpustakaan membeli buku dari toko buku dan toko buku dapat menjual buku bekas dari perpustakaan.

- Pihak deket Rumah membutuhkan penyempurnaan sistem informasi yang ada dalam hal pemesanan buku, delivery buku dalam kota, dan administrasi seperti kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat-surat.

- Permasalahan sistem yang ada saat ini dan belum terfasilitasi oleh system informasi yang ada adalah :

1. Pemesanan buku dalam dan luar negeri

Fasilitas ini dibutuhkan oleh perpustakaan dan toko buku. Data-data yang perlu disimpan antara lain nama pemesan, judul buku, pengarang, penerbit, harga beli buku, dan tempat pemesanan.

2. Delivery buku dalam kota

Fasilitas ini dibutuhkan oleh toko buku. Data-data yang perlu disimpan adalah nama pemesan, tanggal pemesanan, alamat pemesanan, judul buku, pengarang, biaya service, dan petugas pengantar.

3. Administrasi (kepegawaian, transaksi internal dan pengarsipan surat-surat)

Fasilitas ini dibutuhkan oleh pihak manajemen. Data-data yang perlu disimpan antara lain data-data pegawai (no.pegawai, nama, alamat, telepon, jabatan, tanggal mulai bekerja, gaji), data-data transaksi internal (no.buku, tanggal transaksi, judul buku, pengarang, harga jual dari toko, harga jual dari perpustakaan), dan pengarsipan surat-surat (no.surat, tanggal surat, pengirim, penerima, hal).

- Kriteria performansi untuk ketiga hal di atas adalah :

· Kemudahan untuk digunakan

· Informasi terkini dapat tercatat dengan cepat, sehingga kapan pun dibutuhkan dapat segera digunakan